Backoffice-Automatisierung
Backoffice-Automatisierung für Agenturen
Agenturen verkaufen kreative Arbeit, aber 30% der Teamzeit geht für Verwaltung drauf. Zeiterfassung, Angebote, Reportings, Rechnungen - das Backoffice frisst die Marge. KI-Automatisierung gibt dem Team die Zeit zurück, die Kunden bezahlen.
Das Problem: Typische Backoffice-Engpässe
- Zeiterfassung wird nachgetragen oder vergessen - Stunden gehen verloren
- Angebote schreiben: jedes Mal von vorne, trotz ähnlicher Projekte
- Kunden-Reportings manuell aus verschiedenen Tools zusammenstellen
- Rechnungsstellung verzögert sich, weil Aufwandsdaten fehlen
- Projektcontrolling: Budget-Überziehungen werden zu spät erkannt
Was wir automatisieren
Zeiterfassung und Projektcontrolling
Automatische Zeiterfassung aus Kalender, Tools und Kommunikation. Echtzeit-Budget-Übersicht pro Projekt. Warnung bei Überziehung, bevor es zu spät ist.
Angebotserstellung
KI erstellt Angebote aus Briefing und historischen Projekten. Scope, Aufwandsschätzung und Pricing konsistent und schnell.
Kunden-Reporting
Automatische Reportings aus Projektmanagement-, Analytics- und Social-Media-Tools. Markenkonform formatiert, termingerecht versendet.
Rechnungsstellung
Von der freigegebenen Zeit zum Rechnungsentwurf in Minuten. Aufwandspositionen, Fremdkosten und Rabatte automatisch berücksichtigt.
Ergebnisse, die zählen
15-20%
Verlorene Stunden zurückgeholt
3x
Angebotserstellung schneller
80%
Budget-Überschreitungen früher erkannt
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unseren bestehenden Tools?
Die Automatisierung integriert sich mit gängigen Agentur-Tools: Asana, Monday, Harvest, Toggl, Google Analytics, Meta Business Suite und mehr.
Wie genau ist die automatische Zeiterfassung?
Die KI trackt Kalendereinträge, Tool-Aktivitäten und Kommunikation. Mitarbeiter bestätigen und korrigieren - statt von Null zu starten. Typisch 90%+ Genauigkeit.
Können Reportings an unser Corporate Design angepasst werden?
Ja. Reportings werden nach Ihren Templates und Markenrichtlinien formatiert. Einmal einrichten, dann automatisch für alle Kunden.
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